Antragsverfahren / Vergaberichtlinien

Antragsverfahren

Der Vergaberat, bestehend aus Vorstand und Kuratorium, beschließt einmal im Kalenderjahr (II. Quartal) in einer Sitzung über die Vergabe der Stiftungsleistungen.

Die Anträge sind grundsätzlich an die Kammer zu richten. Es können lediglich Anträge für das Folgejahr berücksichtigt werden, die der Kammer bis zum 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres vorliegen. 

Neben einer Vorhabensbeschreibung sind dem formlosen Antrag, abhängig vom Stiftungszweck, aussagekräftige Unterlagen beizufügen (Finanzierungsplan, Bedürftigkeitsnachweis etc.).

Die Vorbereitung von Vergabeentscheidungen für den Vergaberat der Vereinigten Kirchen- und Klosterkammer unterliegt seitens der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland - kurz: EKM - einem innerkirchlichen Verfahren.

Die Informationen über abschlägige Anträge oder Bewilligungen gehen den Antragstellern unaufgefordert nach Sitzung des Vergaberates zu. Mit Bewilligungsschreiben ergeht die Bitte, per beiliegendem Formular, Kontoverbindung und Monat des Abrufes bekanntzugeben. Im Monat des Abrufes werden die Stiftungsleistungen kassenwirksam auf das Konto der Antragsteller überwiesen, ein Verwendungsnachweis liegt der Ausführungsbestätigung bei. Die bewilligten Mittel sind grundsätzlich im Kalenderjahr der Genehmigung abzurufen. Der Abruf sollte zeitlich so erfolgen, dass die Stiftungsleistungen voraussichtlich innerhalb von 2 Monaten nach Auszahlung für fällige Zahlungen im Rahmen des Zuwendungszweckes Verwendung finden. Nach Abschluss der geförderten (Teil-)Maßnahme ist der satzungsgemäße Einsatz der Mittel durch Zusendung des Verwendungsmittelnachweises zeitnah zu bestätigen.  

 

Die vollständigen Vergaberichtlinien sind Bestandteil jeder Bewilligung, diese finden Sie nachfolgend, oder hier als PDF zum herunterladen. 

 

Allgemeine Vergaberichtlinien für Zuwendungen der VKK

Antragstellung: 

Antragsberechtigt sind im Rahmen der Stiftungszwecke Kirchengemeinden, Kirchenkreise und Einrichtungen im Gebiet des Freistaates Thüringen.

Die Anträge sind grundsätzlich an die VKK zu richten. Es werden lediglich Anträge für das Folgejahr berücksichtigt, die der Kammer bis zum 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres vorliegen. Nachträglich vorgelegte Anträge können nur berücksichtigt werden, wenn Fördermittel zur Verfügung stehen oder zugesagte Mittel nicht abgerufen werden.

Neben einer detaillierten Beschreibung des Vorhabens sind dem formlosen Antrag - abhängig vom jeweiligen Stiftungszweck - aussagekräftige Unterlagen beizufügen. Der durch den Antragssteller aufzustellende Kosten- und Finanzierungsplan ist verbindlicher Bestandteil der Bewilligung.

Die Vorbereitung von Vergabeentscheidungen unterliegt seitens der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland einem innerkirchlichen Vorauswahlverfahren, welches auf der Homepage der EKM abrufbar ist. 

Mit der Katholischen Kirche, Bistum Erfurt, erfolgt eine Vorauswahl. Kirchengemeinden oder Einrichtungen der Diözesen Dresden-Meißen und Fulda, deren Territorien auf dem Gebiet des Freistaates Thüringen liegen, stimmen ihre Anträge zunächst mit dem für sie zuständigen Bistum ab. Die Anträge sind von der zuständigen Diözese mit einem Votum an das Bistum Erfurt zu leiten. Die Vergabevorschläge werden durch die im Vergaberat der Stiftung vertretenen Mitglieder des Bistums Erfurt in die Sitzungen des Vergaberates eingebracht.

Nach Zustimmung zur Mittelvergabe durch den Vergaberat wird den Destinatären über die Zuwendung ein Bewilligungsschreiben erteilt. In diesem sind der Betrag, der Verwendungszweck sowie evtl. Nebenbedingungen (Bewilligungszeitraum, Auflagen, etc.) festgelegt. 

Ein Rechtsanspruch auf Gewährung einer Stiftungsleistung besteht nicht.

Anforderungen der Zuwendungen:

Zuwendungen werden nur für (Teil-)Maßnahmen gewährt, welche zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht begonnen haben. Grundsätzlich werden Zuwendungen der VKK bei investiven Maßnahmen nur im Rahmen von Projektförderungen als Anteilsfinanzierung gewährt.

Die bewilligten Mittel sind im Kalenderjahr der Genehmigung abzurufen. Ausnahmen bilden satzungsgemäße Stiftungsleistungen, die einen längeren Zeitraum umfassen (Stipendien, Unterstützungsleistungen von Waisen etc.). Der Abruf sollte zeitlich so erfolgen, dass die Stiftungsleistungen voraussichtlich innerhalb von 2 Monaten nach Auszahlung für fällige Zahlungen im Rahmen des Zuwendungszweckes Verwendung finden.

Die Zuwendung darf nur zur Erfüllung des im Bewilligungsschreiben bestimmten Zweckes verwendet werden. Eine Umwidmung innerhalb des geförderten Gesamtprojektes ist nur nach vorheriger Zustimmung der VKK möglich. Nach Abschluss der geförderten (Teil-)Maßnahme ist der satzungsgemäße Einsatz der Mittel durch Zusendung des Verwendungsmittelnachweises nebst Rechnungskopien oder anderen aussagekräftigen Unterlagen zu bestätigen.

Änderungen und Widerruf von Zuwendungen:

Die Bewilligung einer Zuwendung wird widerrufen, soweit die Voraussetzungen für ihre Verwendung entfallen, spätestens mit Ablauf des Bewilligungszeitraumes.

Sollte sich der Beginn der geförderten (Teil-)Maßnahme nebst Mittelabruf über das Jahresultimo der Bewilligung verzögern, ist die Verlängerung rechtzeitig schriftlich zu beantragen und der VKK zu begründen. Die VKK behält sich dabei vor, die Maßnahme entweder auf das Folgejahr fortzuschreiben oder die Bewilligung zu widerrufen und bereits geleistete Zahlungen zurückzufordern.

Ermäßigen sich nach der Bewilligung die in dem Finanzierungsplan veranschlagten Gesamtausgaben für den Zuwendungszweck, erhöhen sich die Deckungsmittel oder treten neue Deckungsmittel hinzu, ist dies der VKK schriftlich anzuzeigen. Die VKK behält sich nach Prüfung vor, die Zuwendung im anteiligen Verhältnis zu ermäßigen bzw. zurückzufordern.

Die Bewilligung kann widerrufen, die Zuwendung ganz oder teilweise zurück gefordert werden, wenn 

  • der Empfänger die Zuwendung zu Unrecht, insbesondere durch unzutreffende Angaben, erlangt oder sie nicht sparsam bzw. wirtschaftlich verwendet hat,
  • die Verwendung nicht ihrem Zweck, ihren besonderen Bedingungen oder Auflagen entspricht,
  • eine zu hohe Zuwendung gezahlt worden ist,
  • sie nicht unverzüglich verbraucht worden ist,
  • der Zuwendungsempfänger gegen Mitteilungspflichten verstößt,
  • der Verwendungsnachweis nicht ordnungsgemäß geführt oder nicht rechtzeitig vorgelegt wird.

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit:

Bei Medienberichten der Destinatäre (in Zeitung, Radio, Fernsehen, Internet etc.) sollte (sofern möglich) auf die Förderung durch die Vereinigte Kirchen- und Klosterkammer hingewiesen werden. Die Destinatäre gestatten der VKK mit Bewilligung der Förderung, das Projekt presse- und öffentlichkeitswirksam nebst Bildern zu publizieren.

 

DEM WILLEN DER STIFTER FOLGEND – DER ZUKUNFT VERPFLICHTET

 

Kontakt

Vereinigte Kirchen- und Klosterkammer
Alfred-Hess-Str. 34

99094 Erfurt

Telefon: 03 61 / 2 25 23 01
Telefax: 03 61 / 2 25 22 70
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